Toplantı Notlarını Claude ile Uygulanabilir Takiplere Dönüştür
4 dk okuma
Çoğu toplantı notu yazıldığı gibi kalır: gerçek zamanlı alınmış bir bilinç akışı karalaması; bir hafta geçip biri neyin kararlaştırıldığını sorduğunda, onları yazan kişi dâhil kimseye yararı olmayan. Kırk beş dakikalık bir planlama toplantısında dikkatle not alan bir proje lideri, yine de bir takip göndermeyi başaramayabilir; notlar kötü olduğu için değil, parçaları gerçek bir mesaja dönüştürmek o gün kimsenin zamanının olmadığı bütünüyle ikinci bir iş gibi hissettirdiği için.
Dikkat
Bir konuşmaya yetişmek için alınan notlarla birinin sonradan üzerinde işlem yapabileceği notlar farklı belgelerdir. Çoğu toplantı yalnızca ilkini üretir.
Ham notlar dinlediğini kanıtlar. Kimseye sırada ne yapacağını söylemez.
Ham notlar bir takibe giden yolu neden atlatamaz
Bir toplantı sırasında alınan notlar netlik için değil hız için optimize edilir: parçalar, kısaltmalar, o an anlam taşıyan yarım cümleler. Bunu başkasının üzerinde işlem yapabileceği bir şeye dönüştürmek, çoğu insanın hiç yapmadığı ikinci bir geçiş gerektirir, bu yüzden notlar öylece durur. “Bir şey yazdım” ile “onu yararlı bir şeye çevirdim” arasındaki boşluk, çoğu toplantı taahhüdünün sessizce öldüğü yerdir.
Üç meslektaşın yüksek sesle, birinin perşembeye kadar bir tedarikçiyle takip yapacağı konusunda anlaştığı bir planlama toplantısı düşün. O an alınan not “tedarikçi - perşembe - Sam?” olabilir; herkes odadayken tam anlamlıydı, bir hafta sonra ise Sam bunu kabul edip etmediğinden emin değilken ve kimse bunu doğrulayacak kadar net hatırlamıyorken hiç anlam taşımaz. Bilgi teknik olarak yakalandı ama konuşmayı hafızadan yeniden kurmadan kimsenin üzerinde işlem yapabileceği bir biçimde değil.
Önce: toplantı sırasında not al, belgeyi kapat, ayrıntılar silinmeden takibi hatırlamayı um.
Sonra: ham notları toplantıdan hemen sonra Claude'a yapıştır, her eylem maddesini sahibi ve son tarihiyle birlikte çıkarmasını iste ve takibi hâlâ tazeyken gönder.
Notları gerçek bir takibe dönüştürmek için bir süreç
- 1
Notları temizlenmiş bir özet olarak değil, alındığı gibi yapıştır
Ham sürümde, parçalarıyla birlikte, gerçek taahhütler hâlâ vardır. Sonradan hafızadan yazdığın bir özet, çabucak söylenip geçilen bir şeyi atlama riski taşır.
- 2
Genel bir özet değil, madde başına sahip ve son tarih iste
Yalnızca konuşulan konuların bir listesini değil, her eylem maddesinin kime ait olduğunu ve ne zaman vadesinin geldiğini özellikle iste. Sahipsiz bir özet gerçekte sorumluluk üretmez.
- 3
Doğrudan bir mesaja yapıştırabileceğin bir biçim iste
Çıktıyı düzyazı olarak değil, gerçekten göndereceğin bir şey gibi biçimlendirilmiş iste. Göndermeden önce yeniden biçimlendirme gerektiren bir takip, gecikecek bir takiptir.
- 4
Aynı gün gönder
Notlar hızla doğruluğunu yitirir. Toplantıdan saatler içinde gönderilen bir takip, bir şey yanlışsa çabucak düzeltilir; bir hafta sonra gönderilen düzeltilmez.
İşte üç meslektaşla yaptığım 45 dakikalık bir planlama toplantısının ham notlarım. Her eylem maddesini, sahibini ve anılan her son tarihi, doğrudan bir takip e-postasına yapıştırabileceğim bir biçimde çıkar.
”Haftalık bir ekip senkronu gibi yinelenen bir toplantı için, Claude'dan önceki bir toplantıda zaten atanmış ve tamamlandı olarak işaretlenmemiş her maddeyi de işaretlemesini istemeye değer; çünkü yinelenen açık bir madde, yepyeni bir taahhütten farklı türde bir sinyaldir ve takipte öne çıkmayı hak eder.
Bu haftalık senkronumuz ve işte geçen haftanın takibi, bugünün ham notlarıyla birlikte. Geçen haftadan hâlâ açık olan ve bugün ele alınmayanı, bu haftanın yeni eylem maddelerinden ayrı olarak işaretle.
”
Claude Tutorial içinde
Ham notlardan yapılandırılmış taahhütleri çıkarmak aktarılabilir bir beceridir.
Hızlı, gayriresmî notları başkasının gerçekten üzerinde işlem yapabileceği bir şeye dönüştürmek, toplantıların çok ötesinde geçerlidir. Uygulamada bu konuda, doğru biçimde takip etmen gereken her konuşmaya taşınan alıştırmalarla tam bir ders var.
Notlar kimin neyin sahibi olduğunu açıkça söylemediğinde
Bazen bir toplantı, alınmış bir kararla ama kimse açıkça atanmadan biter; herkes başını salladı, kimse “ben yaparım” demedi. Bu boşluğu, hiçbir şey olmadıktan sonra değil, takip gönderilmeden önce yakalamaya değer. Sanki bir sahibi varmış gibi takibe giren sahipsiz bir madde, aslında kimse gerçekten sorumlu değilken ele alındığına dair yanlış bir his yaratır.
İpucu
Claude'dan notların bir sahip belirtmediği her eylem maddesini işaretlemesini iste. Sahipsiz bir taahhüt sessizce kimsenin sorumluluğu olur ve takip taslağında düzeltmek, toplantıdan sonra düzeltmekten daha kolaydır.
Bu notlarda gerçekte kimin sorumlu olduğunun belirsiz olduğu her eylem maddesini işaretle. Takibi göndermeden önce bunlara bir sahip atayacağım.
”Tersi durumu da kontrol etmeye değer: bir meslektaşınınkiyle karşılaştırırsan, iki farklı kişinin notlarının aynı görev için farklı sahipler önerdiği bir madde; çünkü bu uyuşmazlık, takip gönderilmeden önce çözülmezse sonradan karışıklık olarak ortaya çıkan tam da bu türden bir şeydir.
Aynı toplantıdan kendi notlarım ve bir meslektaşımın notları var. Bunları karşılaştır ve aynı görev için farklı bir sahip ya da farklı bir son tarih kaydettiğimiz her eylem maddesini işaretle.
”Okumaya devam et
- Dağınık Bir Yapılacaklar Listesini Gerçekten Takip Edeceğin Bir Plana Dönüştürmek: bu takibin listene yeni eklediği eylem maddelerini sıralamak.
- Gerçekten Sana Benzeyen Bir E-posta Yanıtı Yazmak: bu takibi bir şablon değil, senin yazmışsın gibi okunan bir mesaja dönüştürmek.
- Dağınık Bir Arama Transkriptini CRM'e Hazır Notlara Dönüştürmek: aynı çıkarma ve yapılandırma tekniği, dahili bir toplantı yerine bir satış aramasına uygulanmış.