Arama Transkriptlerini Hızla CRM'e Hazır Notlara Dönüştür
4 dk okuma
CRM notlarının çoğu, adrenalin geçtikten ve ayrıntıların yarısı birbirine karıştıktan sonra, aramadan bir saat sonra hafızadan yazılır. Sonunda kaydedilen, aklında kalandır; gerçekten önemli olan değil. Bir öğleden sonra beş arama yapıp hepsinin notlarını günün sonunda kaydeden bir satış temsilcisi, özünde hafızadan beş özet yazıyordur; en erken arama ona sıra geldiğinde çoktan solmaya başlamıştır.
Dikkat
Hafıza o an dikkat çekici gelen şeyi tutar, sonradan en çok işe yarayanı değil. Canlıda zar zor fark ettiğin itiraz, CRM'e hiç ulaşmazsa üç hafta sonra anlaşmayı bitiren itiraz olur.
Bir arama hakkında hatırladığın ile o aramada gerçekten olan iki farklı belgedir.
Hafıza neden CRM notları için yanlış kaynaktır
Bir arama hızlı akar ve sen yarı dinler, yarı bir sonraki söyleyeceğini düşünürsün. Aramayı yürütmek için bu iyidir ama aramayı sonradan hatırlayışının, daha hiçbir şey yazmadan önce zaten kayıplı bir özet olduğu anlamına gelir. En canlı hatırladığın kısımlar, o an duygusal olarak yüklü hissettirenlerdir, coşkulu bir tepki, tuhaf bir sessizlik; anlaşmayı ilerletmek için en önemli olanlar değil.
Bir potansiyel müşterinin, neredeyse geçerken, aramada olmayan bir direktörün onayını gerektiren bir bütçe onay sürecinden söz ettiği bir keşif aramasını düşün. O an, bu ayrıntı ilişki kurmaya ve gündemi işlemeye odaklanmış bir temsilcinin gözünden kaçabilir. Bir saat sonra hafızadan yazıldığında tamamen dışarıda bırakılması kolaydır; oysa bu, tam da bu anlaşmanın temsilcinin beklediği takvimde kapanıp kapanmayacağını belirleyen türden bir ayrıntıdır: gizli bir karar verici, bir satın alma engeli.
Önce: aramayı bitir, bekle, öne çıktığını hatırladığın şeylerden CRM notları yaz.
Sonra: transkripti aramanın hemen ardından Claude'a yapıştır, potansiyel müşterinin önceliklerini, itirazlarını ve üzerinde anlaşılan sonraki adımları doğrudan çıkarmasını iste ve gerçekte söylenene daha yakın bir şey kaydet.
Transkriptten CRM notlarına bir süreç
- 1
Hafızanı değil, transkripti kullan
Arama aracın bir transkript kaydediyorsa oradan başla. Potansiyel müşterinin gerçek sözlerini içerir; ekibindeki biri notları sonradan okuyup aramada bulunmadan harekete geçmesi gerektiğinde bunlar senin yorumundan daha önemlidir.
- 2
Öncelikleri, itirazları ve sonraki adımları ayrı gruplar olarak iste
Genel bir özet isteme. Üç ayrı şey iste: en önemli dediği şey, dile getirdiği endişeler ve sonraki adımlar olarak üzerinde anlaşılan. Bunları karıştırmak itirazları gömer.
- 3
Doğrudan CRM'ine yapıştırabileceğin bir biçim iste
Gerçek CRM'ini ve varsa alan yapısını söyle. Ekibinin arama kaydetme biçimine göre düzenlenmiş notlar kullanılır; paragraf biçimindeki notlar bir kez göz gezdirilip unutulur.
- 4
Bir bölümü transkriptle karşılaştırıp kontrol et
İtirazlar bölümünü seç ve onun gerçekten söyleneni, yumuşatılmış bir sürümünü değil, yansıttığından emin ol. Hafızaya en çok kaybedilmeye yatkın bölüm budur, bu yüzden bir ekstra kontrole değer.
İşte bir potansiyel müşteriyle yapılan 45 dakikalık bir aramanın transkripti. İlk üç önceliğini, dile getirdiği itirazları ve ne yapmak üzere anlaştığımızı, doğrudan Salesforce'a yapıştırabileceğim bir biçimde özetle.
”Bazı aramalar; öncelikler, itirazlar veya sonraki adımlara tam oturmayan ama yine de önemli olan bir ayrıntıyı, gizli bir karar verici ya da iç onay süreci gibi, ortaya çıkarır. Bunları üç ana kategori arasında kaybolmaya bırakmak yerine Claude'dan açıkça işaretlemesini istemeye değer.
Bu transkriptte kararda kimin daha yer alması gerektiği, bütçe onay süreçleri ya da bu aramada bulunmayan diğer paydaşlar hakkında, yalnızca kısaca anılmış olsa bile, her şeyi de işaretle.
”
Claude Tutorial içinde
Hafıza yerine gerçek bir kayıttan çalışmak aktarılabilir bir beceridir.
Yapılandırılmış ayrıntıları hafızada kalandan yeniden kurmak yerine eksiksiz bir kayıttan çıkarmak, arama notlarından fazlası için geçerlidir. Uygulamada bu konuda, doğru biçimde belgelemen gereken her konuşmaya taşınan alıştırmalarla tam bir ders var.
Transkript uzun ve anlaşma erken aşamadayken
45 dakikalık bir keşif araması transkripti, henüz hiçbir yere varmayabilecek bir anlaşma için işlenecek çok şeydir. Yine de yapılandırılmış sürüme değer; çünkü şimdi doğru kaydedilmiş erken bir itiraz, sonraki bir aramada onu hafızadan yeniden tartışmaktan seni kurtarır. İlk aramayı geçen bir anlaşma, gerçekte neyin konuşulduğuna dair doğru bir kayıttan muazzam fayda sağlar; çünkü alternatif, orijinal aramada bulunanın haftalar sonra ayrıntıları hatırlamasına güvenmektir.
İpucu
Claude'dan transkriptte, önceki bir temastan CRM'inde zaten bulunan şeyle çelişen her şeyi işaretlemesini iste. Aramalar arasındaki çelişkileri, yalnızca en sonuncusunun hafızasından çalışırken kaçırmak kolaydır.
İşte bugünkü arama transkripti ve üç hafta önceki ilk aramamızdan zaten kaydedilenin bir özeti. Potansiyel müşterinin bugün söylediği ve o zaman kaydettiğimizle çelişen ya da onu değiştiren her şeyi işaretle.
”Aynı potansiyel müşteriyle yapılan birden fazla aramada aynı itirazın ortaya çıkıp çıkmadığını arada bir kontrol etmeye de değer; çünkü ele alındığını düşündükten sonra yeniden beliren bir endişe genellikle önceki yanıtın gerçekten karşılık bulmadığı anlamına gelir; potansiyel müşteri o sırada buna karşı çıkmamış olsa bile.
Bu, fiyatın endişe olarak gündeme geldiği ikinci arama; oysa ilk aramada ele almıştık. Her iki seferde nasıl dile getirdiğini karşılaştır ve önceki yanıtımızın gerçekten karşılık bulmayan bir yanı olup olmadığını söyle.
”Okumaya devam et
- Özet Gibi Okunmayan Bir Takip E-postası Yazmak: aynı notların potansiyel müşteriye dönük karşılığı.
- Savunmaya Geçmeden Bir Fiyat İtirazını Ele Almak: burada ortaya çıkan bir itirazı kayıtlı bir nota değil, yapılandırılmış bir yanıta dönüştürmek.
- Bir Keşif Aramasını Tek Sayfalık Bir Teklife Dönüştürmek: anlaşma ilerlediğinde bu yapılandırılmış notların vardığı yer.