Come scrivere un'e-mail di follow-up che riceve risposta
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La maggior parte delle e-mail di follow-up racconta di nuovo la chiamata nell'ordine in cui è avvenuta: ecco di cosa abbiamo discusso, ecco cosa hai menzionato, ecco cosa ho menzionato io. Il prossimo passo, se c'è, compare nell'ultima riga, dopo che il prospect ha già deciso se continuare a leggere. Un commerciale che passa trenta minuti in una chiamata di scoperta davvero buona può disfare gran parte di quello slancio con un follow-up che costringe il prospect a scorrere quattro paragrafi di riepilogo prima di scoprire cosa succede dopo.
Attenzione
Un riepilogo dice al prospect cosa è già successo. È il prossimo passo che riceve risposta, e seppellirlo in fondo significa che molti lettori non lo vedono mai.
Un follow-up non è una trascrizione. È l'unica cosa che ti serve che il prospect faccia dopo.
Perché l'ordine cronologico lavora contro di te
Scrivere nell'ordine in cui è avvenuta la chiamata è il modo più facile di scrivere un follow-up, ma è ottimizzato per come hai vissuto la chiamata, non per ciò che il prospect deve fare con l'e-mail. Quando compare il prossimo passo, hai già speso la sua attenzione sul riepilogo. Un prospect che scorre la casella tra una riunione e l'altra dà a un'e-mail pochi secondi prima di decidere se valga una lettura completa, e un riepilogo cronologico non ha nulla in quei primi secondi che gli dica perché questa conta.
Prendi una chiamata di scoperta di trenta minuti in cui un prospect teneva chiaramente soprattutto a una cosa, l'integrazione con il suo data warehouse esistente, menzionata a metà conversazione. Un follow-up cronologico apre con i convenevoli, percorre l'ordine del giorno e solo nelle ultime due righe arriva al punto del data warehouse e a un prossimo passo proposto. Un prospect che scorre le prime righe senza vedere riflessa la sua vera priorità potrebbe non leggere abbastanza da arrivare alla parte scritta apposta per lui.
Prima: aprire i tuoi appunti, annotare ciò che è stato discusso in ordine, chiudere con “fammi sapere se hai domande”.
Dopo: dare a Claude gli appunti grezzi e chiedere un follow-up che apra con la priorità dichiarata dal prospect stesso e chiuda con un singolo prossimo passo specifico e una data.
Un processo per un follow-up che apre con il prossimo passo
- 1
Dai a Claude gli appunti grezzi, non una versione ripulita
Incolla ciò che hai davvero scritto durante o subito dopo la chiamata. La versione disordinata contiene la formulazione del prospect stesso, che suona più genuina della tua parafrasi.
- 2
Nomina esplicitamente la priorità dichiarata del prospect
Di' a Claude quale punto dei tuoi appunti fosse ciò a cui teneva chiaramente di più. È con quello che l'e-mail deve aprire, non con il punto venuto per primo nella conversazione.
- 3
Dai un vero limite di parole e un prossimo passo specifico
Dichiara il vincolo reale, non “sii breve”. Un limite di parole costringe il riepilogo a comprimersi, e un prossimo passo specifico con una data è ciò che davvero ottiene una risposta invece del silenzio.
- 4
Controlla che il prossimo passo sia l'ultima cosa che legge
Conferma che la bozza finisca sulla richiesta, non su una frase di cortesia dopo di essa. L'ultima frase che un prospect legge è quella con più probabilità di essere messa in pratica.
Ecco i miei appunti di una chiamata di scoperta di 30 minuti con un prospect che valuta il nostro strumento rispetto a due concorrenti. La sua priorità più chiara era l'integrazione con il suo data warehouse esistente. Redigi un'e-mail di follow-up di meno di 120 parole che apra con quella priorità e proponga un prossimo passo entro venerdì.
”Quando una chiamata include una domanda tecnica specifica a cui non avevi una risposta ferma al momento, vale la pena dire a Claude di includere una risposta proattiva nel follow-up, dato che risolvere una questione aperta senza che sia richiesto è un segnale più forte che aspettare che il prospect lo chieda di nuovo.
Hanno anche chiesto se la nostra integrazione con il data warehouse supporti le sincronizzazioni incrementali, di cui non ero del tutto sicuro durante la chiamata. Da allora ho confermato che sì. Aggiungi quella risposta al follow-up in modo proattivo, dato che sostiene direttamente la loro priorità dichiarata.
”
Dentro Claude Tutorial
Aprire con il punto che conta di più è trasferibile.
Aprire con ciò che sta davvero a cuore al lettore, invece che con l'ordine in cui sono avvenuti i fatti, vale per più dei follow-up commerciali. L'app ha una lezione completa al riguardo, con esercizi che si applicano a qualsiasi messaggio per cui ti serve una risposta.
Quando non c'è ancora un prossimo passo chiaro
A volte una chiamata finisce senza un'azione successiva ovvia, magari il prospect deve prima sentire un collega. Vale comunque la pena nominarlo in modo specifico invece di ripiegare su un vago “fammi sapere”. Un follow-up senza una vera richiesta scarica tutto il peso di far avanzare l'affare sul prospect, e la maggior parte dei prospect, anche quelli davvero interessati, non prenderà quell'iniziativa da sola.
Consiglio
Se la chiamata non ha prodotto un prossimo passo chiaro, chiedi a Claude di redigerne uno che faccia comunque avanzare le cose, come proporre una data specifica per risentirsi. Una chiusura vaga riceve una risposta vaga, o nessuna.
Questa chiamata non è finita con un prossimo passo chiaro, il prospect ha detto che deve prima coinvolgere il suo responsabile IT. Redigi un follow-up che ne prenda atto e proponga di risentirsi esattamente tra una settimana da oggi.
”Vale anche la pena includere qualcosa che il prospect possa usare in quella conversazione interna con il suo responsabile IT, dato che un follow-up che propone solo una data per risentirsi non gli dà nulla con cui far avanzare la conversazione dal suo lato nel frattempo.
Dato che devono coinvolgere un responsabile IT, aggiungi un breve riepilogo tecnico di una riga del nostro approccio di integrazione che possano inoltrare, così hanno qualcosa di concreto da condividere internamente mentre aspettiamo.
”Continua a leggere
- Affilare un'e-mail a freddo prima di premere invia: lo stesso approccio del “mettilo alla prova, non fidarti e basta”, applicato prima della chiamata a cui questo follow-up risponde.
- Trasformare una trascrizione di chiamata disordinata in note pronte per il CRM: la versione interna di questa stessa chiamata, strutturata per il tuo CRM invece che per la casella del prospect.
- Trasformare una chiamata di scoperta in una proposta di una pagina: ciò verso cui un buon follow-up alla fine conduce.