Wie du eine Nachfass-E-Mail schreibst, die beantwortet wird
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Die meisten Nachfass-E-Mails erzählen das Gespräch in der Reihenfolge nach, in der es stattfand: hier ist, was wir besprochen haben, hier ist, was du erwähnt hast, hier ist, was ich erwähnt habe. Der nächste Schritt, falls es einen gibt, erscheint in der letzten Zeile, nachdem der Interessent längst entschieden hat, ob er weiterliest. Ein Vertriebler, der dreißig Minuten in ein wirklich gutes Erstgespräch steckt, kann viel von diesem Schwung mit einem Nachfassen zunichtemachen, das den Interessenten durch vier Absätze Nachlese scrollen lässt, bevor er erfährt, wie es weitergeht.
Achtung
Eine Nachlese sagt dem Interessenten, was schon passiert ist. Der nächste Schritt ist es, der eine Antwort bekommt, und ihn am Ende zu vergraben bedeutet, dass viele Leser ihn nie sehen.
Ein Nachfassen ist kein Transkript. Es ist das eine, was der Interessent als Nächstes tun soll.
Warum die chronologische Reihenfolge gegen dich arbeitet
In der Reihenfolge des Gesprächs zu schreiben ist der einfachste Weg, ein Nachfassen zu schreiben, aber es ist darauf optimiert, wie du das Gespräch erlebt hast, nicht darauf, was der Interessent mit der E-Mail tun soll. Bis der nächste Schritt auftaucht, hast du seine Aufmerksamkeit schon für die Nachlese verbraucht. Ein Interessent, der zwischen Terminen seinen Posteingang überfliegt, gibt einer E-Mail ein paar Sekunden, bevor er entscheidet, ob sie ein vollständiges Lesen wert ist, und eine chronologische Nachlese hat in diesen ersten Sekunden nichts, was ihm sagt, warum gerade diese zählt.
Nimm ein dreißigminütiges Erstgespräch, bei dem einem Interessenten eindeutig eines am wichtigsten war, die Anbindung an sein bestehendes Data Warehouse, mitten im Gespräch erwähnt. Ein chronologisches Nachfassen beginnt mit Höflichkeiten, arbeitet die Agenda der Reihe nach ab und kommt erst in den letzten zwei Zeilen zum Data-Warehouse-Punkt und einem vorgeschlagenen nächsten Schritt. Ein Interessent, der die ersten Zeilen überfliegt und seine eigentliche Priorität nicht gespiegelt sieht, liest vielleicht nicht weit genug, um den Teil zu erreichen, der eigens für ihn geschrieben wurde.
Vorher: deine Notizen öffnen, aufschreiben, was der Reihe nach besprochen wurde, mit „melde dich, wenn du Fragen hast“ enden.
Nachher: Claude die rohen Notizen geben und um ein Nachfassen bitten, das mit der vom Interessenten selbst genannten Priorität beginnt und mit einem konkreten nächsten Schritt samt Datum endet.
Ein Vorgehen für ein Nachfassen, das mit dem nächsten Schritt beginnt
- 1
Gib Claude die rohen Notizen, keine aufgeräumte Fassung
Füge ein, was du tatsächlich während oder direkt nach dem Gespräch geschrieben hast. Die unordentliche Fassung enthält die eigene Formulierung des Interessenten, die echter wirkt als deine Paraphrase.
- 2
Benenne ausdrücklich die vom Interessenten genannte Priorität
Sag Claude, welcher Punkt deiner Notizen das war, was ihm eindeutig am wichtigsten war. Damit soll die E-Mail beginnen, nicht mit dem Punkt, der im Gespräch zuerst kam.
- 3
Gib eine tatsächliche Wortgrenze und einen konkreten nächsten Schritt vor
Nenne die echte Vorgabe, nicht „halt es kurz“. Eine Wortgrenze zwingt die Nachlese zur Verdichtung, und ein konkreter nächster Schritt mit Datum ist es, was tatsächlich eine Antwort statt Schweigen bekommt.
- 4
Prüfe, ob der nächste Schritt das Letzte ist, was er liest
Bestätige, dass der Entwurf auf der Bitte endet, nicht auf einer Höflichkeitszeile danach. Der letzte Satz, den ein Interessent liest, ist der, auf den am ehesten gehandelt wird.
Hier sind meine Notizen aus einem 30-minütigen Erstgespräch mit einem Interessenten, der unser Tool gegen zwei Wettbewerber abwägt. Seine klarste Priorität war die Anbindung an sein bestehendes Data Warehouse. Entwirf eine Nachfass-E-Mail mit unter 120 Wörtern, die mit dieser Priorität beginnt und einen nächsten Schritt bis Freitag vorschlägt.
”Enthält ein Gespräch eine konkrete technische Frage, auf die du vor Ort keine feste Antwort hattest, lohnt es sich, Claude zu sagen, im Nachfassen von sich aus eine Antwort aufzunehmen, denn eine offene Frage ungefragt zu klären ist ein stärkeres Signal, als zu warten, bis der Interessent erneut fragt.
Sie fragten auch, ob unsere Data-Warehouse-Anbindung inkrementelle Synchronisation unterstützt, dessen ich mir im Gespräch nicht ganz sicher war. Ich habe inzwischen bestätigt, dass sie das tut. Füge diese Antwort dem Nachfassen von selbst hinzu, da sie ihre genannte Priorität direkt stützt.
”
In Claude Tutorial
Mit dem wichtigsten Punkt zu beginnen, ist übertragbar.
Mit dem zu beginnen, was dem Leser wirklich wichtig ist, statt mit der Reihenfolge, in der die Dinge geschahen, gilt für mehr als Vertriebs-Nachfassen. Die App hat dazu eine vollständige Lektion, mit Übungen, die für jede Nachricht gelten, auf die du eine Antwort brauchst.
Wenn es noch keinen klaren nächsten Schritt gibt
Manchmal endet ein Gespräch ohne offensichtliche nächste Handlung, vielleicht muss der Interessent erst mit einem Kollegen sprechen. Das lohnt sich dennoch konkret zu benennen, statt auf ein vages „melde dich“ auszuweichen. Ein Nachfassen ohne echte Bitte legt die ganze Last, den Abschluss voranzubringen, auf den Interessenten, und die meisten Interessenten, selbst wirklich interessierte, ergreifen diese Initiative nicht von allein.
Tipp
Hat das Gespräch keinen klaren nächsten Schritt ergeben, bitte Claude, einen zu entwerfen, der die Dinge trotzdem voranbringt, etwa einen konkreten Termin zum erneuten Melden vorzuschlagen. Ein vager Abschluss bekommt eine vage Antwort oder gar keine.
Dieses Gespräch endete ohne klaren nächsten Schritt, der Interessent sagte, er müsse zuerst seine IT-Leitung einbeziehen. Entwirf ein Nachfassen, das das anerkennt und vorschlägt, sich genau in einer Woche ab heute wieder zu melden.
”Es lohnt sich auch, etwas aufzunehmen, das der Interessent in diesem internen Gespräch mit seiner IT-Leitung nutzen kann, denn ein Nachfassen, das nur einen Termin zum erneuten Melden vorschlägt, gibt ihm nichts, womit er das Gespräch auf seiner Seite in der Zwischenzeit voranbringen könnte.
Da sie eine IT-Leitung einbeziehen müssen, füge eine kurze, technische Einzeiler- Zusammenfassung unseres Anbindungsansatzes hinzu, die sie weiterleiten können, damit sie etwas Konkretes zum internen Teilen haben, während wir warten.
”Weiterlesen
- Eine Kaltakquise-E-Mail schärfen, bevor du auf Senden drückst: derselbe Ansatz „teste es, vertrau nicht einfach“, angewandt vor dem Gespräch, auf das dieses Nachfassen antwortet.
- Ein unordentliches Gesprächsprotokoll in CRM-fertige Notizen verwandeln: die interne Version desselben Gesprächs, für dein CRM statt für den Posteingang des Interessenten strukturiert.
- Ein Erstgespräch in ein einseitiges Angebot verwandeln: worauf ein starkes Nachfassen letztlich hinführt.